Makro Nedir

Makro mu VBA mi?

Eve bu ana bölümde özetle "makro yazmayı öğreneceksiniz" diyebiliriz ancak Makro ile eş anlamlı kullanılan bir ifade de VBA'dir. VBA, Visual Basic(VB) Programlama dilinin Office programları için uyarlanmış bir versiyonudur. Excel makrolarını yazacağımız dil de VBA(Visual Basic Applications) for Excel olarak bilinir, yani Excel için Visual Basic uygulamaları.(Access, Outlook ve PowerPoint için de VBA mevcuttur ancak en popüleri Excel için olanıdır)

Makro terimi yanlızca Office programlarına özgü bir ifade değildir aslında, birçok programda Makro özelliği bulunabilir. Özünde makro, adımlardan oluşan bir program bütündür. Excel için söyleyecek olursak, bir hücreyi seçmek, içine bir değer girmek, bi sayfayı silmek gibi.

Makroları yazarken VBA kullanacağımız için de genel olarak Makro ve VBA ifadeleri birbirinin yerine kullanılabilir ama şunu söyleyebilirm ki VBA ifadesini kullanmak sizi biraz daha profesyonel gösterir :)

Ne işe yarar?

Basitçe Excelin zaten güçlü olan işlevselliğini daha da ileri götürmek gibi bir temel görevi olduğunu söyleyebileceğimiz Makroların, belli başlı kullanım amaçları sonraki paragrafta verilmiştir, tabiki bunlar çoğaltılabilir.

Bunlara geçmeden önce söylemeden geçemeyeceğim bir husus var. Makroların gücünü tam olarak bilmeyenlerin/görmeyenlerin genelde Exceli ve VBA'i/Makroları küçümseme gibi bir huyu vardır. Onlara göre bırakın VBA'yı, VB bile doğru dürüst bir programlama dili değildir. Evet, VB'den daha gelişmiş dillerin olduğu doğru ancak, elimizdeki tool Excel ise Excelin işlevselliğini de ileriye götüren en güçlü ve kolay ulaşılabilir tool da VBA'dir.(Başka dillerle de, VB.Net, C#, C++ ile de Interop dll'leri aracılığı ile Excel otomasyonu sağlanabilir, ki bunlardan VB.Net ile neler yapılabileceğini VSTO ana menüsünde ayrıca ele alıyorum). Her ne olursa olsun, VBA ile yapılabileceklerin de bir sınırı var, ki bence bu sınırlar oldukça geniştir, ancak kimsenin VBA ile bir masaüstü program yazma veya Facebook gibi bir site yapma iddiası da yok. Bir diğer uçta ise, öğrenmeye açık olmadığı için makrolarla neler yapılabileceğini hayal bile edemeyen kişiler var, ve bunlar da makroların gücünü önemsemezler. Ana sayfada ne demiştim, "Excel düşündüğünüzden değil düşünebileceğinizden bile daha karmaşık bir yapıya sahiptir". Neyse, bu iki uç grubu biz de görmezden gelelim, olumluya odaklanalım ve makrolarla hem kendimizi hem de bu iki grup dışındaki çoğunluğu oluşturan insanları nasıl büyüleyeceğimize bi bakalım:

• Rutin yapılan işler başta olmak üzere birçok işin otomatiğe alınması(Böylece hatasız ve aşırı hızlı işlem yaparsınız)
• Excelin kendisiyle yapılamayan veya yapılsa bile aylar yıllar sürecek döngüsel işlemler gibi işlemlerin yapılması(Ör:1000 satırın herbirine ayrı ayrı goal seek yapmak gibi)
• Bazı durumlarda yetersiz kalan Excel fonksiyonlarının yerine kendi fonksiyonlarınızı yazabilirsiniz
• Makrolar işyükünüzü azaltır, siz yokken bile çalışabilir. Kurumunuza verimlilik sağlar, maliyetleri düşürür.
• Bazı durumlarda insanların size Uzaylı gibi bakmasını sağlar :)
• Beyninizin sürekli çalışmasını, dolayısıyla yeni sinir bağlantılarının oluşmasını sağlar. Bu da daha geç bunayacağınız ve üstelik daha az kilo alacağınız anlamına gelir, evet kilo almak dedim, çünkü beyin, vücudun en çok enerji tüketen organıdır ve ne kadar çok çalışırsa o kadar çok enerji tüketir:)

Daha özele inecek olursak şunları yapabilirsiniz

• Satış ve performans takip raporları oluşturulabilir
• Çok kanallı/şubeli kurumlarda her alıcıya kendisiyle ilgili dosyaların gönderimi sağlanabilir
• Çeşitli frekanslarda raporların belli gün ve saatlerde kendiliğinden çalışıp refresh olması sağlanabilir
• Uyarı mekanizlamaları kurulabilir
• Çeşitli yerlerden toplanan dosyalar birleştirilebilir
• Bütçeler oluşturulabilir
• Dashboardlar oluşturulabilir
• İş ararken sizi diğerlerinin önünde tutar :)
• Bunamanızı yavaşlatacağı için yaşlandığınızda torunlarınızın adını hatırlayabilirsiniz :)

Tabiki, Excel'in her yeni versiyonu ile yazdığımız bazı makrolar gereksiz hale gelebilmektedir ve sizin için de bu geçerli olacaktır. Mesela, yıllar önce bir hücrenin formül içerip içermediğini kontrol eden bir function yazmıştım, ancak artık Excelin 2013 versiyonunda bu formül dahil edilmiş. O yüzden bu kod artık gereksizdir. Keza yine, Pivot Table yaptıktan sonra aradaki boşlukları otomatik dolduran bir makrom vardı, bu da yine 2010 versiyonu ile birlikte gereksiz hale geldi. Ama karamsar olmayın, Microsoft çalışanları ne yaparsa yapsın kuruma özgü, spesifik ihtiyaçları karşılayan araçlar geliştiremezler, o yüzden VBA bilen birisi olarak yine her zaman el üstünde kalmaya devam eder, iş ararken avantajınızı korursunuz.

Ne bilmek gerekiyor?

Visual Basic bilenler için makro öğrenmek çok daha basit olmakla birlikte ilk defa makro öğrenecek kişilerin gidip de öncelikle VB öğrenmesine gerek bulunmamaktadır. Bu site zaten size direkt olarak makro yazımını öğretmeyi hedeflemektedir. Her ne kadar site uzman kullanıcılar için tasarlanmış olsa da makrolar zaten ayrı bir uzmanlık gerektirdiği için en başından anlatılacaktır.

Bu sitedeki öğrenme sürecinize paralel olarak, Excelin Makro Kaydetme özelliği ile basit denemeler yapabilirsiniz. Böylece yaptığınız her hareketin sonunda nasıl bir kod ortaya çıktığını takip edebilirsiniz. Zaten ne kadar profesyonel olursanız olun yeri geldiğinde Makro Kaydet aracını kullanmanız gerekecek. Sonra ihtiyaca göre oluşan kodda istediğiniz düzenlemeleri yapabilirsiniz.

Organizasyon

Yazdığınız makrolara sık sık ulaşmak isteyecek, Add-in aktifleştirme/pasifleştirme gibi işlemleri yapacak ve tabiki makro kaydetmek isteyeceksiniz. Bunların ne anlama geldiğini bilmiyor olabilirsiniz ama emin olun iyi şeyler. İşte bunları yapmak için öncelikle Ribbona sağ tıklayarak Developer sekmesini etkinleştirelim, ayrıca VBE'yi(VisualBasic düzenleyicisini) QuickAccess Toolbarına almanızda fayda var.(Alt+F11 tuşuyla da ulaşılabilir)

Makrolarınızı derli toplu tutmanın birkaç yolu bulunmaktadır. Ben sizlere, bunlardan Personal.xlsb ve Add-ins yaratma yöntemlerinden bahsedeceğim. Aslında ikisinin de kendine özgü amaçları vardır. Kendimin, hangisini ne amaçla kullandığımı söylersem size de ışık tutacaktır diye düşünüyorum.

Çalıştığım kurum içinde diğer kişilerle de paylaşacağım makrolar varsa bunları Add-in olarak hazırlarım, hazırladığım makroların bir menü olarak Ribbonda gözükmesini istediğim için de bu Add-in içine de menüleri oluşturan bir 'başlangıç' makrosu yazarım, en sonunuda Add-ini diğer kişilerle paylaşırım. Add-in yöntemiyle diğer kişilere ne yapmaları gerektiğni anlatmak daha kolay olur. Onlara sadece Add-in'i nasıl kurmaları gerektiğini anlatan kısa bir mail atarım, ondan sonra makroları kullanmaları çok kolay olur.

Personal.xlsb dosyası ise daha çok kendinize özel makroları içerir, diğerlerinde bu makroların olmasına gerek yoktur. Benim Personal.xlsb dosyamda scheduling kodları, kısayol kodları, bana özel fonksiyonlar gibi özelleşmiş kodlar bulunur, bunların bir kısmını ilerleyen sayfalarda burada paylaşacağım. Kısayol tuşu atadığınız makroların bu dosyada bulunması çok önemli, çünkü Add-in içine koyarsanız ve başka kişiler başka amaçla bu kısayollara tıklarsa yanlış sonuçlarla karşılaşabilirler ve malesef makroların Undo'su yoktur. Örneğin ben Copy PasteSpecial Value için Ctrl+M kombinasyonunu kullanırım. Bir hücredeki sayılara binlik ayraç uygulamak için Ctrl+L kısayolunu. Halbuki bu kısayolların bazılarında önceden MS tarafından tanımlanmış başka görevleri var olabilir ve kişiler bu kısayol tuşlarını zaten o amaçlar için kullanıyor olabilir.

NOT:Excel, 2007 sürümünden sonra standart format içine makro kaydetmeye izin vermiyor, burada Excel dosya formatlarına çok değinmeyeceğim ancak şurda detaylı bilgi var, linkteki bilgiden de görüleceği üzere "Personal" dosyanızı .xlsb uzantısıyla kaydetmelisiniz.

Personal.xlsb'nin konumu

Personal.xlsb dosyası herhangi bir dosya değildir. Bu dosyaya kaydedilen makroları bütün dosyalarınızda kullanabilirsiniz. Çünkü Excel oturumu boyunca hep açık kalmaktadır. Herhangi bir Excel dosyasındaki makrolar ise sadece o dosya açık olduğu sürece çalışacaktır.

Peki bu dosya nasıl oluşturulur ve nereye kaydedilir? Şu adımları takip edin:(Adımları sonuna kadar okuyup öyle uygulayın)

• Boş bir Excel dosyası açın
• View menüsünden dosyayı gizleyin
• Excelden çıkmaya çalışın
• Excel sizi uyaracak ve az önce gizlediğiniz dosyayı kaydedip kaydetmek istemediğini soracaktır
• Evet deyin ve XLSTART klasörüne kaydedin. Office sürümüne göre bu klasörün yeri değişebilmektedir, bunu tespit etmenin kolay bir yolu var
  • Alt+F11 ile VB editörünü açın
  • Immediate Window açık değilse Ctrl+G ile bunu açın ve oraya Application.StartupPath yazıp Enter'a basın.

Dosyanızı oluşturduktan sonra, her projeniz için ayrı bir modül oluşturmanızı(ilerleyen konularda anlatılacak) ve bu projeyle ilgili tüm prosedürlerinizi bu modül içinde bulundurmanızı tavsiye ederiz.

NOT: Bazı kurumlarda, BT politakaları gereği bazı klasörlere erişim izni olmamaktadır, XLSTART klasörü de bunlardan biri olabilmektedir. Bu nedenle Personal.xlsb dosyanız için alternatif bir klasör belirlemeniz gerekebilir, bunu da Excel Options>Advanced>General>At Startup.... kutusuna yazarak belirtebilirsniz

NOT: Personal.xlsb dosyasını doğrudan Record Macro yaparak da olşuturabilirsiniz. Size makronuzun nereye kaydedileceği sorulur, Personal Macro Workbook(Türkçe Excel'de "Kişisel Makro Çalışma Kitabı") seçeneğini seçerseniz bu dosya otomatikman oluşur, ancak yukarda belirttiğim gibi BT politikanız XLSTART klasörüne erişim izni vermiyorsa sorun oluşabilir.

Güvenlik Ayarları

Makrolar, kötü amaçlar için kullanılabilir, tabiri caizse makrolar içine virüs yazılabilir. Mesela isterseniz(ki aslında istememelisiniz) bir add-in yazıp, belirli bir tarih geldiğinde kullanıcıların bilgisayarındaki önemli dosyaların silinmesini sağlayabilirsiniz.

Şunu düşünebilirsiniz; Ya makroyu bi düğmeye, menüye atamıyor muyuz, veya VBE üzerinde o makroya gelip de F5 yaparak çalıştırmıyor muyuz, biz bi şeye basmadan nasıl zararlı olabilir ki? Cevap basit:İleride göreceğiz ki Workbook eventlerinden biri de Workbook_Open() eventidir(bir de Auto_open() var) ve dosya açılır açılmaz aktive olur. İşte o sırada olanlar olur :)

İşte bu nedenle makroların kullanılabilmesi için çeşitli güvenlik ayarları ve seçenekleri mevcuttur.

File>Options>Trust Center>Trust Center Settings düğmesine  tıklayarak bu ayarların olduğu yere geliriz.

Burada ilk göz atacağımız yer Makro Settings menüsüdür.

İlk seçenekle hiçbir makroya güvenmediğinizi belirtmiş olursunuz, makro içeren tüm dosyaların makrosu pasifleştirilir.

İkinci seçenek varsayılan seçenektir ve makro içeren bir dosya karşısında sizi uyarır. Siz de enable veya disable diyerek ilerlersiniz.

Üçüncü seçenek benim tercih ettiğim seçenektir. Eğer bir makro dijital olarak imzalandıysa ve Güvenilir Yayıncılar bölümüne eklendiyse uyarı çıkmadan makroyu etkin kılar, aksi halde size uyarı çıkarır, yani ikinci seçeneğin biraz gelişmiş şeklidir. Yanlız hiç imza yoksa direkt pasifleştirir.

Son seçenek ise pek güvenli değildir, zira bütün makroları aktif kılar, bu da sizi hackerlara açık hale getirir, o yüzden bilmediğiniz kaynaktan gelen ve güvenmediğiniz dosyalarla çalışırken makro ayarlarınızı kesinlikle buna getirin.

Haa tabi bu arada dosya uzantıları bölümünde gördüğümüz gibi Excel'in 2007 versiyonundan sonra standart dosya tipi içine makro kaydedilememektedir, o yüzden standart Excel dosyalar güvenlidir diyebiliriz.

Biz şimdilik öğrenim sürecinde olduğumuz için son seçeneği aktif yapalım, ancak unutmayın, öğrenim ve test süreciniz bitince 3.seçeneği işaretleyelim.

İzinler

Evet, makro ayalarını yaptınız ama bi süre sonra Excelin çıkardığı uyarılar canınızı sıkmaya başlar. İkide bir çıkan bu uyarılardan güvenlik sınırları içinde kurtulmanın yolları da var elbette. Şimdi bunları inceleyelim.

Dijital İmza

Dijital imzayı ticari bir kurumdan alabileceğiniz gibi kendinizin imzalayacağı sertifikalar(self-signed certicates(SSC)) da olabilmektedir.

Kendi kullanımınız için veya ekip arkadaşlarınız makrolarınızı kullanacaksa SSC kullanabilirsiniz. Bu, makronuzu kullanacak kişilere "bana güven; ben, kim olduğumu söylediğim kişiyim" demek oluyor.

Ticari kurumlardan alınacak imzalar ise daha güvenlidir ve makronuzu kullanacak kişiye "Bana güven, X firması benim kim olduğumu biliyor ve benim o kişi olduğumu teyit ediyor" demek oluyor.

İmzalar, sadece makroyu yazan kişinin kim olduğunu belirtmekle kalmaz, bu kişinin elinden çıktıktan sonra hiçbir şekilde değişime uğramadan geldiğini de gösterir, bir nevi mühür görevi görür diyebiliriz.

Bu konu hakkında internette bol bilgi bulunuyor, bunun detayın burada daha fazla girmeden bir SSC nasıl oluşturulur ona bakalım.

Dikkat:Dijital sertifika, makroyu kimin yazdığını gösteriyor olmakla birlikte, içindeki kodun güvenli olduğunu garanti etmez. Dosyaya güvenmek, tamamen kullanıcıya kalmıştır, bu da onun makroyu yazan kişiye güvenip güvenmemesiyle ilgilidir.

Peki, bu SSC nasıl alınır. SelfCert.Exe dosyası ile. Windows ve Office sürümlerindeki farklılıklar nedeniyle bu dosyanın konumu değiştiği için dosyayı doğrudan Windows Explorer içinde aramanızı öneririm.

Bu işlemi sadece birkez yapmış olacaksınız. Ondan sonra her dosyanız için aşağıdaki işlemi yapmanız gerekecektir.

VBE'ye geçin, sol panelden imza atayacağınız dosyayı seçin, Tools>Digital Signature yolunu takip edip Choose düğmesi aracılığıyla dosyanızı imzalayın. 

Güvenilen Yayıncı listesine birini eklemek

Arkadaşınızın imzaladığı makrolu bir dosyayı açtınız ve güvenlik uyarısı çıktı, şimdi güvendiğiniz kullanıcıya ait imzalı bir makroyu listeye ekleyeceksiniz.

Trust Settings içinde 'Trust all documents from this publisher' düğmesine tıklayarak bu kullanıcıyı güvenilir yayıncılar listesine eklemiş olursunuz.

Güvenilir Lokasyon

Diyelim ki bir makro içeren dosyayı açacaksınız, imzası yok ama biliyorsunuz ki güvenli. İkide bir uyarı çıkmasın istiyorsunuz, ama makro ayarlarını da daha düşük bir seviyeye çekmek istemiyorsunuz. O zaman onu güvenli alan olarak adlandırılan yere alırsınız ki Excel güvenlik merkezi birdaha sizi rahatsız etmesin.

Dikkat:Belgelerim(Documents/My Documents) klasörünü 'güvenilir yer' olarak işaretlemek yerine bu klasör altında başka bir klasör açın, onu işaretleyin. Aksi taktirde tüm Belgelerim klasörünüzü hackerlara açık hale getirmiş olabilirsiniz.

Ek bilgi:Otomatik olarak güvenilir yer olarak gelen bazı klasörler de bulunmaktadır.

Makrolar gerçekten çok faydalı araçlardır, ancak tıpkı faydalı ama yanlış kullanıldığında felakete neden olabilen diğer herşeye benzerler. Tüpgazlar faydalıdır ama yanlış kullanım sonucu patlar. Bıçaklar faydalıdır ama yanlış kullanım yaralanmalara neden olur. O yüzden kullanımları dikkat ister.

Makrolarla ilgili de dikkat edilmesi gereken iki konu var.

• Makroyu çalıştırdığınızda Undo yapamazsınız. O yüzden makroyu çalıştırmadan önce üzerinde çalıştığınız dosyanın son halinin bir yedeğini almanızda fayda var. İsterseniz her makronuzun önüne, MsgBox ile bu soruyu sordurabilirsiniz.

cevap = MsgBox("Dosyanın yedeğini aldın mı?", vbYesNo)
If cevap = 6 Then 'bu yes demek oluyor 
    GoTo ilerle
Else
    MsgBox "O zaman yedeği al sonra tekrar çalıştır. "
    Exit Sub
End If

ilerle:

'Diğer Kod bloğu

• İkinci dikkat edilecek konu da, makronuzu her yönüyle test etmeden çalıştırırsanız istisnai bir durumda farklı bir sonuçla karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden olası her durum için çalıştırmanızda fayda var. Makronuzu özellikle başkaları kullanacaksa, onlara nasıl kullanacaklarını hiç anlatmadan direkt çalıştırmalarını söyleyin, olacak her hata için de gerekli kontrolleri, yönlendirme sorularını ve hata denetim elemanlarını koyun. Mesela, makronuzun doğru çalışması için ele alınacak sütunun A sütunu olması gerekebilir, bu nedenle kullanıcıya "İşlem yapılacak bilgi A sütununda değil mi?" diye bir soru yöneltebilirsiniz. Bunların hepsini yeri geldiğinde öğreneceğiz.